Dane
Nie wiadomo, która reklama przyniosła klienta
Lead przychodzi mailem albo telefonem i nikt nie zapisuje, skąd. Po miesiącu budżet reklamowy dzieli się według przeczucia, bo dane nie dają odpowiedzi.
ZNASZ TO?
Sześć miejsc, w których gubi się sprzedaż
Transakcje rzadko przepadają przez produkt. Częściej przez to, co dzieje się między pierwszym kontaktem a podpisem.
Efektywność
Oferta składana ręcznie po każdej rozmowie
Spotkanie kończy się obietnicą, że wycena przyjdzie mailem, a wieczorem ktoś liczy ją w arkuszu. Cena powiedziana przy stole i cena w mailu nie zawsze są tą samą liczbą.
Procesy
Kontakt z klientem czeka na czyjeś wolne popołudnie
Przypomnienie wychodzi wtedy, gdy ktoś znajdzie chwilę. W pierwszym pracowitym tygodniu nikt jej nie znajduje, a lead, który w poniedziałek był ciepły, w piątek już nie jest.
Ryzyko
Masowa wysyłka pali domenę, z której idą faktury
Kupiona lista i narzędzie do wysyłki dają mnóstwo maili w jedno popołudnie. Odbite wiadomości i zgłoszenia spamu obciążają jednak tę samą domenę, z której firma wysyła oferty i faktury, a na małym rynku nie ma drugiej szansy.
Technologia
Podpisane, ale niezafakturowane
Podpis elektroniczny, fakturowanie i CRM działają osobno i żadne z nich nie wie, co zrobiły pozostałe. Klient podpisał, faktura nie wyszła i nikt tego nie widzi, dopóki nie zabraknie wpłaty.
Zespół
Kolejność kroków zna tylko najlepszy handlowiec
Kiedy wysłać fakturę zaliczkową, co obiecać w sprawie terminu, jak rozmawiać o zmianie zakresu. Ta wiedza siedzi w jednej głowie, a nowa osoba uczy się jej na błędach przy prawdziwych klientach.
JAK TO ROBIĘ
Automat pilnuje kolejności, człowiek prowadzi rozmowę
Każdy mechanizm poniżej rozwiązuje jeden konkretny moment, w którym sprzedaż się rozjeżdża: od pierwszego kontaktu po podpis.
Lead trafia do bazy razem ze źródłem
Źródło leada, czyli kampania i kraj, zapisuje się razem z samym zgłoszeniem w chwili, gdy przychodzi, więc pytanie „która reklama to przyniosła” ma odpowiedź w danych, a nie w czyjejś pamięci. Leady lądują w jednym panelu, a powiadomienie daje zespołowi znać, gdy transakcja potrzebuje człowieka.
Jedna cena w rozmowie, ofercie i umowie
Cały cennik siedzi w jednym miejscu, z którego czyta konfigurator, oferta, umowa i asystent AI. Rozmowa kończy się wyceną na ekranie zamiast obietnicą wysłania czegoś później, a cena nie rozjedzie się między rozmową a fakturą. Handlowiec może wycenić ofertę w aplikacji na własnym telefonie, czasem jeszcze przy kliencie.
Umowa z danych, podpis i faktura spięte ze stanem
Dane klienta i wybrany pakiet na wejściu, poprawna umowa na wyjściu: bez szablonu przerabianego ręcznie za każdym razem. Podpis elektroniczny i fakturowanie zgłaszają się automatycznie do jednego systemu, który pilnuje stanu transakcji, więc nie utknie ona po cichu jako podpisana, ale niezafakturowana.
Wysyłka z hamulcami zamontowanymi przed silnikiem
Wysyłka trzyma się twardych limitów: ograniczona liczba maili na domenę odbiorcy w całej historii, ograniczona liczba nowych firm dziennie, tylko w godzinach pracy i z pominięciem dni świątecznych. Każdy przebieg zaczyna się od sprawdzenia odbitych wiadomości z ostatnich dni. Gdy klient odpisze, automat kończy pracę, a rozmowę przejmuje człowiek.
Każdy etap sprzedaży zapisany w systemie
Każdy etap lejka sprzedażowego ma zapisane, co zrobić teraz i mniej więcej co powiedzieć klientowi, a każde przejście do kolejnego etapu zostawia ślad w historii. Przed ryzykownym skokiem, na przykład startem prac bez podpisanej umowy, system zatrzymuje się i prosi o potwierdzenie.
Kreacja reklamowa zaczyna się od researchu, nie od promptu
Zanim powstanie obraz, jest brief marki pobrany z działającej strony, profil klienta z obawami uszeregowanymi według wagi i decyzja, co ta grupa uzna za wiarygodne. Tekst zaczyna od problemu czytelnika, nie od oferty, a każdą kreację zatwierdza albo odrzuca człowiek.
PRZYKŁADY
Co da się tu zautomatyzować
Kilka typowych zastosowań w tym obszarze. Twój proces może wyglądać inaczej, dlatego zaczynam od rozmowy o nim.
Leady w jednym miejscu
Zapytania z formularza, maila i reklam trafiają do CRM razem z informacją, skąd przyszły. Nikt ich nie przepisuje.
Pierwsza odpowiedź w kilka minut
Klient dostaje potwierdzenie i propozycję terminu od razu, także wieczorem i w weekend.
Wycena z kalkulatora
Cena liczona z cennika i marż, oferta w PDF gotowa do wysłania bez składania jej w arkuszu.
Oferty, na które nikt nie odpisał
Po kilku dniach system sam przypomina się klientowi, a handlowiec widzi, kto odpowiedział.
Spotkania z kalendarza
Klient wybiera wolny termin z kalendarza handlowca zamiast wymieniać pięć maili.
Raport sprzedaży bez zestawień
Wyniki handlowców i źródła leadów liczone z danych, a nie z tabelek składanych w piątek.
Porządek w kontaktach
Duplikaty wyłapywane po mailu i telefonie, brakujące dane uzupełniane przy wpisie.
Powiadomienia na telefon
Nowy lead, zaakceptowana oferta albo utknięta sprawa trafia do właściwej osoby, gdy się dzieje.
Umowa do podpisu online
Umowa składa się z danych oferty i od razu idzie do podpisu elektronicznego. Podpisana wraca do systemu sama.
Notatka ze spotkania w CRM
Po rozmowie z klientem AI przygotowuje podsumowanie i kolejne kroki, a handlowiec tylko je zatwierdza.
WSPÓŁPRACA
Jak wygląda współpraca
Cztery kroki. Pierwszy jest bezpłatny i często wystarcza, żeby wiedzieć, czy w ogóle jest o czym rozmawiać.
Bezpłatna konsultacja
Rozmawiamy o jednym procesie: co się w nim dzieje, ile razy w miesiącu i gdzie ucieka czas. Jeśli nie ma tu czego automatyzować, powiem to na tej rozmowie.
Mapa procesu i wycena
Dostajesz proces opisany z zaznaczonymi miejscami strat, proponowany zakres, widełki kosztu i szacowany czas, razem z listą rzeczy, których nie warto ruszać.
Budowa etapami
Każdy etap kończy się czymś, co da się włączyć do pracy i ocenić w liczbach, zanim ruszy kolejny. Zamiast kwartału ciszy i jednego dużego uruchomienia.
Szkolenie, przekazanie i wsparcie
Zespół uczy się na Waszych danych, dokumentacja i dostępy zostają po Waszej stronie. Jestem przy pierwszych nietypowych przypadkach, bo te pojawiają się po starcie, nie w dniu uruchomienia.
WĄTPLIWOŚCI
Pytania, które padają najczęściej
Ile to kosztuje?
Zależy od tego, ile narzędzi trzeba spiąć i czy CRM już jest, czy dopiero ma powstać. Po obejrzeniu, jak dziś wygląda droga od leada do umowy, dostajesz widełki dla swojego przypadku. Pierwsza, 30-minutowa rozmowa jest bezpłatna.
Czy automat będzie pisał do klientów w moim imieniu?
Pierwszy kontakt i przypomnienia: tak, w granicach, które ustalimy. Rozmowę z człowiekiem: nie, automatyzacja kończy się w chwili, gdy ktoś odpisze. Wykrywanie odpowiedzi i blokada kolejnych wiadomości muszą działać od pierwszego dnia wysyłki, żeby firma, która odmówiła, nie dostawała kolejnych maili.
Mamy już CRM. Trzeba go wymieniać?
Zwykle nie. Jeśli CRM da się połączyć z innymi systemami, podpinam do niego formularze, ofertę, podpis i fakturowanie. Wymianę proponuję dopiero wtedy, gdy narzędzie realnie blokuje sprzedaż, i mówię o tym przed wyceną.
Czy AI napisze nam reklamy i maile?
Pomoże, jeśli dostanie brief. Kreacja bez researchu marki i klienta wygląda sztucznie, dlatego research idzie przed promptem. Maile pisze się według spisanych reguł, a każda wiadomość przed wysyłką przechodzi kontrolę, bo model potrafi dopisać zdanie, którego nikt nie potwierdził. Danych o tym, jak konkretnie Twoje reklamy sprzedadzą, nie mam i nie będę udawał, że mam.
Kto to zbuduje?
Kod piszą agenci AI, a ja odpowiadam za specyfikację, architekturę, przegląd kodu, wdrożenie i działanie na produkcji. Gdy projekt potrzebuje większego zespołu, dołącza CetusPro, software house z Rzeszowa.
Czy to jest bezpieczne?
Dostępu do danych pilnuje sama baza danych, a nie ukryty przycisk w aplikacji, więc handlowiec technicznie nie odczyta cudzych klientów. Klucze i hasła do usług są poza kodem. Każda zmiana, zanim trafi na produkcję, przechodzi automatyczne sprawdzenia, w tym skan pod kątem wycieku sekretów. Kod i dane zostają po Waszej stronie.
Czy system da się później rozbudować?
Tak, i zwykle tak to wygląda: zaczynamy od jednego procesu, a kolejne dochodzą etapami. Kod jest w Waszym repozytorium razem z dokumentacją, więc rozbudowę może zrobić też ktoś inny niż ja.
Zacznijmy od jednego procesu
Trzydzieści minut wystarczy, żeby powiedzieć, czy jest tu co automatyzować. Jeśli nie ma, usłyszysz to wprost, zanim powstanie jakakolwiek oferta.
Bez zobowiązań. Bez oferty, zanim zrozumiem proces.
Zobacz, co już zbudowałem →albo napisz na hello@kamiljan.com · LinkedIn