Dane
Kandydat w skrzynce, w arkuszu i na portalu naraz
CV przychodzą mailem, z portalu z ogłoszeniami i z polecenia, a każde źródło ląduje gdzie indziej. Nikt nie wie, czy ta sama osoba nie aplikowała już w zeszłym miesiącu i jak to się skończyło.
ZNASZ TO?
Sześć miejsc, w których HR traci czas i kandydatów
Rekrutacja i kadry to w dużej części logistyka: przenoszenie danych, pilnowanie terminów, zbieranie podpisów. Tę część da się zapisać w systemie. Rozmów z ludźmi zapisać się nie da.
Efektywność
Te same dane pracownika wpisywane kilka razy
Z formularza do umowy, z umowy do systemu kadrowo-płacowego, stamtąd do listy dostępów i grafiku. Każde przepisanie to kolejna szansa na błąd w nazwisku, dacie albo stawce.
Procesy
Onboarding zależy od tego, kto akurat pamięta
Laptop, konta, szkolenie BHP, badania wstępne, umowa do podpisu. Lista istnieje w czyjejś głowie albo w starym mailu, więc nowa osoba pierwszego dnia czeka na dostępy zamiast pracować.
Ryzyko
Były pracownik wciąż ma dostęp
Przy odejściu łatwo pominąć jedno narzędzie. Poczta, CRM albo dysk z danymi klientów zostają otwarte, dopóki ktoś przypadkiem tego nie zauważy, a dane osobowe kandydatów leżą w skrzynce dłużej, niż ktokolwiek planował.
Technologia
Kupiony system HR, a praca i tak w arkuszu
Gotowe narzędzie ma własny model procesu, który nie pokrywa się z Waszym. Wniosek idzie przez system, akceptacja przez czat, a zestawienie na koniec miesiąca i tak ktoś składa ręcznie.
Zespół
Rekruter, zamiast rozmawiać, umawia terminy
Najwięcej czasu zjada nie ocena kandydatów, tylko korespondencja: potwierdzenia, przypomnienia, szukanie terminu pasującego trzem osobom. W tym czasie dobry kandydat przyjmuje inną ofertę.
JAK TO ROBIĘ
Automat od logistyki, człowiek od decyzji
Najpierw oddzielam to, co w HR jest powtarzalną logistyką, od tego, co jest oceną człowieka. Automatyzuję wyłącznie pierwszą część.
Jedna baza kandydatów, zasilana automatycznie
Zgłoszenia z formularza na stronie, ze skrzynki rekrutacyjnej i z portali trafiają automatycznie do jednego miejsca. System wyłapuje duplikaty po e-mailu i telefonie, kandydat od razu dostaje potwierdzenie, a propozycja terminu rozmowy wychodzi z kalendarza, nie z ręcznie pisanego maila.
Przyjęcie i odejście jako etapy, nie lista w mailu
Onboarding i offboarding mają nazwane etapy i tylko dozwolone kroki między nimi, tak jak dobrze zaprojektowany proces zamówień. Zadanie dla IT, prośba o podpis czy przypomnienie wychodzą z jednego konkretnego przejścia, więc etapu nie da się przeskoczyć, a to samo zadanie nie wyjdzie dwa razy. Przy odejściu lista kont do zamknięcia tworzy się sama.
Dokumenty kadrowe z danych, nie z ręcznie wypełnianego szablonu
Umowy, aneksy i skierowania na badania generuje system z danych pracownika: szablon Word z nazwanymi polami, wynik w PDF. Brak wymaganego pola zatrzymuje generowanie, zamiast wypuścić dokument z luką. Na tej samej zasadzie mogą działać inne dokumenty generowane z danych, na przykład oferty czy umowy, z których zespoły sprzedażowe korzystają na co dzień w terenie.
Wnioski i akceptacje w jednym obiegu
Wniosek urlopowy albo o zwrot kosztów trafia do właściwego przełożonego, a po akceptacji do kalendarza zespołu i zestawienia dla kadr i płac. Przełożony dostaje przypomnienie, gdy wniosek czeka za długo, a nikt nie składa listy ręcznie na koniec miesiąca.
Dostęp do danych osobowych pilnowany przez bazę
Wynagrodzenia, zwolnienia lekarskie i oceny okresowe widzą tylko uprawnione role, a rozstrzygają o tym polityki bazy danych, nie ukryty przycisk. Dane kandydatów, którzy nie dostali pracy, system usuwa po upływie ustalonego przez Was okresu przechowywania.
AI porządkuje, człowiek ocenia
Model może przenieść doświadczenie i języki z CV do jednolitej karty albo streścić zgłoszenie. Nie odrzuca kandydatów i nie wystawia im ocen. Asystent na tej stronie działa podobnie: odpowiada tylko z zapisanych faktów, a gdy czegoś nie wie, mówi to wprost zamiast zgadywać.
PRZYKŁADY
Co da się tu zautomatyzować
Kilka typowych zastosowań w tym obszarze. Twój proces może wyglądać inaczej, dlatego zaczynam od rozmowy o nim.
Zgłoszenia z kilku źródeł
Formularz, skrzynka i portale ogłoszeniowe w jednej liście, bez podwójnych kandydatów.
Odpowiedź dla kandydata od razu
Potwierdzenie i informacja o kolejnym kroku wychodzą w chwili zgłoszenia.
Rozmowy z kalendarza
Kandydat wybiera termin z wolnych okienek rekrutera, bez wymiany maili.
Wstępne porządkowanie CV
AI układa zgłoszenia według kryteriów ustalonych przez rekrutera. Decyzja zostaje przy człowieku.
Onboarding z listą zadań
Dostępy, sprzęt i szkolenia, każde zadanie z osobą odpowiedzialną i terminem.
Wnioski urlopowe
Wniosek z akceptacją przełożonego i kalendarzem zespołu, bez tabelki na boku.
Badania i szkolenia okresowe
Przypomnienie dla pracownika i kadr, zanim ważność się skończy.
Odpowiedź także dla odrzuconych
Każdy kandydat dostaje informację po zakończeniu rekrutacji, a nie ciszę.
Offboarding z listą kontrolną
Odebranie dostępów, zwrot sprzętu i dokumenty końcowe, każde z osobą odpowiedzialną, żeby nic nie zostało.
Ewidencja czasu pracy
Godziny zapisywane z telefonu zamiast na kartce, a zestawienie dla kadr gotowe na koniec miesiąca.
WSPÓŁPRACA
Jak wygląda współpraca
Cztery kroki. Pierwszy jest bezpłatny i często wystarcza, żeby wiedzieć, czy w ogóle jest o czym rozmawiać.
Bezpłatna konsultacja
Rozmawiamy o jednym procesie: co się w nim dzieje, ile razy w miesiącu i gdzie ucieka czas. Jeśli nie ma tu czego automatyzować, powiem to na tej rozmowie.
Mapa procesu i wycena
Dostajesz proces opisany z zaznaczonymi miejscami strat, proponowany zakres, widełki kosztu i szacowany czas, razem z listą rzeczy, których nie warto ruszać.
Budowa etapami
Każdy etap kończy się czymś, co da się włączyć do pracy i ocenić w liczbach, zanim ruszy kolejny. Zamiast kwartału ciszy i jednego dużego uruchomienia.
Szkolenie, przekazanie i wsparcie
Zespół uczy się na Waszych danych, dokumentacja i dostępy zostają po Waszej stronie. Jestem przy pierwszych nietypowych przypadkach, bo te pojawiają się po starcie, nie w dniu uruchomienia.
WĄTPLIWOŚCI
Pytania, które padają najczęściej
Ile kosztuje automatyzacja w HR?
Zależy od liczby procesów i systemów do spięcia: samo przyjmowanie zgłoszeń to inna skala niż onboarding z kontami, dokumentami i zestawieniem dla płac. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna, a widełki dostajesz po obejrzeniu procesu, nie wcześniej.
Czy AI będzie odrzucać kandydatów?
Nie w systemach, które buduję. Model może uporządkować zgłoszenie albo streścić CV, ale decyzja, kto przechodzi dalej, zostaje u osoby, która za nią odpowiada. Filtr odrzucający po słowach kluczowych odrzuca też tych, którzy opisali swoje doświadczenie innymi słowami.
Czy zastąpisz nasz system kadrowo-płacowy?
Nie i nie będę tego proponował. Naliczanie wynagrodzeń i przepisy prawa pracy to robota dla wyspecjalizowanego systemu i osoby, która go zna. Buduję to, co dzieje się wokół: zbieranie danych, obieg akceptacji i przekazanie gotowego zestawienia do systemu płacowego.
Skąd wiesz, jak działa HR?
Nie jestem specjalistą od kadr i nie udaję, że znam prawo pracy: treść umów i regulaminów ustala Wasz dział kadr albo prawnik. Rekrutację znam od strony pracodawcy, który samodzielnie zatrudnia i buduje zespół. Poza tym pracuję na tej samej zasadzie co zawsze: to osoba, która wykonuje daną pracę, definiuje, co jest w niej poprawnym wynikiem, a ja zamieniam tę wiedzę w system.
Co z danymi osobowymi kandydatów i pracowników?
Kod zostaje w Waszym repozytorium, a dane w Waszej bazie. O dostępie decydują uprawnienia w bazie, nie w interfejsie. Okresy przechowywania ustala Wasz inspektor ochrony danych albo prawnik; system pilnuje, żeby były dotrzymane. Klucze do integracji leżą w osobnym, szyfrowanym sejfie, nie w kodzie.
A jeśli projekt jest większy niż jedna osoba?
Wtedy dołącza rzeszowski software house CetusPro. Specyfikacja, architektura i review zostają po mojej stronie, tak samo jak przy mniejszych wdrożeniach.
Czy to jest bezpieczne?
Dostępu do danych pilnuje sama baza danych, a nie ukryty przycisk w aplikacji, więc handlowiec technicznie nie odczyta cudzych klientów. Klucze i hasła do usług są poza kodem. Każda zmiana, zanim trafi na produkcję, przechodzi automatyczne sprawdzenia, w tym skan pod kątem wycieku sekretów. Kod i dane zostają po Waszej stronie.
Czy system da się później rozbudować?
Tak, i zwykle tak to wygląda: zaczynamy od jednego procesu, a kolejne dochodzą etapami. Kod jest w Waszym repozytorium razem z dokumentacją, więc rozbudowę może zrobić też ktoś inny niż ja.
Zacznijmy od jednego procesu
Trzydzieści minut wystarczy, żeby powiedzieć, czy jest tu co automatyzować. Jeśli nie ma, usłyszysz to wprost, zanim powstanie jakakolwiek oferta.
Bez zobowiązań. Bez oferty, zanim zrozumiem proces.
Zobacz, co już zbudowałem →albo napisz na hello@kamiljan.com · LinkedIn