Dane
Twój przypadek nie ma pola w żadnym formularzu
Prowizja liczona inaczej dla każdego dostawcy, warunek zwrotu, wyjątek dla jednego klienta. Ląduje w dodatkowej kolumnie, w notatce albo w mailu, a tylko jedna osoba wie, gdzie tego szukać.
ZNASZ TO?
Sześć miejsc, w których nietypowy proces kosztuje najwięcej
Gotowe narzędzia projektuje się pod typowy przypadek. Twoja przewaga często leży dokładnie w tym, co typowe nie jest.
Efektywność
Narzędzie obsługuje typową część, resztę robi się ręcznie
Płacisz za system, który prowadzi proces do połowy. Druga połowa toczy się obok, w arkuszu i przez telefon, i zjada czas, który miał zostać zaoszczędzony.
Procesy
Dwa zestawienia tego samego miesiąca się nie zgadzają
Raport dla partnera powstaje z innych liczb niż te, których użyła kasa. Wiadomo tylko, że się różnią. Nie wiadomo, czyja arytmetyka jest błędna.
Ryzyko
Jedno puste pole i pieniądze stoją
Na wniosku, umowie albo rozliczeniu puste pole nie wygląda jak szkic, tylko jak udzielona odpowiedź. Wychodzi to dopiero wtedy, gdy ktoś po drugiej stronie odrzuci dokument.
Technologia
Tam, gdzie nie ma wzorca, AI zgaduje tym samym pewnym tonem
Procesu takiego jak Twój model najpewniej nigdy nie widział. Odpowiedź i tak brzmi przekonująco, a dotyczy Twoich pieniędzy i Twoich klientów.
Zespół
Wszystko robi jedna osoba, bez drugiej pary oczu
Ta sama osoba sprzedaje, liczy towar i zamyka miesiąc. Pomyłki po długim dniu nie ma kto wyłapać, a zasada czterech oczu zostaje na papierze.
JAK TO ROBIĘ
Reguły w bazie, model na krótkiej smyczy
Nietypowy proces ma zwykle jedną rzecz, na której się zarabia, i kilka, na których można po cichu stracić. Zaczynam od spisania ich wszystkich, zanim powstanie pierwsza linijka kodu.
Wyjątki spisane, zanim powstanie schemat
Zanim powstanie pierwsza linijka kodu, warto przepuścić specyfikację przez kilka rund recenzji, z założeniem za każdym razem, że dokument jest błędny. Taka recenzja wyłapuje reguły, które inaczej ujawniłyby się dopiero na produkcji, na przykład rozliczenie, które obciążyłoby dostawcę za jego własny towar. Te reguły potem pilnują testy, nie pamięć jednej osoby.
Zwrot wychodzi sam, gdy zmienia się stan sprawy
Gdy kupujący wpłacają depozyt za udział we wspólnym zamówieniu, a zamówienie może się nie zapełnić, zwrot powinien być automatycznym skutkiem zmiany stanu w systemie, a nie przelewem, o którym ktoś musi pamiętać. Nikt nie płaci dwa razy i żaden depozyt nie zostaje w zawieszeniu.
Dokument, którego system nie wygeneruje z dziurą
Umowę o dofinansowanie albo inny dokument z licznymi warunkami może składać system z danych zlecenia: szablon Word z jawnie przypisanymi polami, zamieniany na PDF. Brak wymaganego pola zatrzymuje generowanie, zamiast wypuścić dokument, który tylko wygląda na kompletny.
Model formułuje, kod wykonuje
Automatyczne telefony o statusie zamówienia i SMS-y mogą iść same z procesu zamówień, po polsku i po angielsku. Tam, gdzie w rozmowie pracuje model, może wyłącznie sformułować zdanie i wybrać ścieżkę: każdą zmianę zamówienia i każdą wysyłkę wykonuje deterministyczny kod. Dwukierunkowy agent głosowy wymaga więcej dopracowania niż skrypt czytany przez syntezator, ale ta granica nie zmienia się od pierwszej wersji.
System tam, gdzie człowiek już pracuje
Gdy proces prowadzi osoba, której całym miejscem pracy jest arkusz Google, całe zaplecze może działać właśnie tam: wycena w panelu bocznym, akceptacja oferty jednym kliknięciem w linku z maila, faktura VAT w PDF na dysku i SMS wysyłany automatycznie. Nietypowy proces nie zawsze potrzebuje nowej platformy.
Poprawną odpowiedź ustala ktoś z branży
Budując system dla branży, której nie znam od środka, nie zgaduję zasad: to osoba pracująca w tym fachu definiuje, co jest poprawną odpowiedzią. Liczby w wycenie powinny wynikać z rzeczywistych, zamkniętych spraw, nie z oszacowania modelu. Swoją branżę znasz Ty: moja robota to zamienić tę wiedzę w reguły.
PRZYKŁADY
Co da się tu zautomatyzować
Kilka typowych zastosowań w tym obszarze. Twój proces może wyglądać inaczej, dlatego zaczynam od rozmowy o nim.
Dokumenty o nietypowym układzie
AI odczytuje dane z dokumentów, których nie da się opisać szablonem, a reguły je sprawdzają.
Klasyfikacja po treści
Wiadomości i zgłoszenia przypisywane do kategorii według tego, co w nich jest, nie według tematu maila.
Asystent znający Wasze dokumenty
Odpowiada z instrukcji i cenników firmy i podaje, skąd wziął odpowiedź.
Agent głosowy do prostych rozmów
Odbiera telefon, zbiera dane i umawia termin. Resztę przekazuje człowiekowi.
Porównanie dokumentów
Wskazuje różnice między wersjami umowy albo ofertami kilku dostawców.
Treści z danych katalogu
Opisy produktów przygotowane z danych technicznych, do zatwierdzenia przed publikacją.
Kontrola danych przed importem
Mechaniczne porównanie źródła z bazą, zanim ktokolwiek uzna przeniesienie za skończone.
Proces, którego nie ma w żadnym narzędziu
Zaczynamy od tego, jak robicie to dziś, i sprawdzamy, która część opłaca się automatyzować.
Tłumaczenia ze słownikiem firmy
Dokumenty tłumaczone z zachowaniem Waszej terminologii, do sprawdzenia przez człowieka przed wysyłką.
Zadania wyciągane z maili
AI czyta wiadomość i proponuje zadanie z terminem, a Ty je zatwierdzasz jednym kliknięciem.
WSPÓŁPRACA
Jak wygląda współpraca
Cztery kroki. Pierwszy jest bezpłatny i często wystarcza, żeby wiedzieć, czy w ogóle jest o czym rozmawiać.
Bezpłatna konsultacja
Rozmawiamy o jednym procesie: co się w nim dzieje, ile razy w miesiącu i gdzie ucieka czas. Jeśli nie ma tu czego automatyzować, powiem to na tej rozmowie.
Mapa procesu i wycena
Dostajesz proces opisany z zaznaczonymi miejscami strat, proponowany zakres, widełki kosztu i szacowany czas, razem z listą rzeczy, których nie warto ruszać.
Budowa etapami
Każdy etap kończy się czymś, co da się włączyć do pracy i ocenić w liczbach, zanim ruszy kolejny. Zamiast kwartału ciszy i jednego dużego uruchomienia.
Szkolenie, przekazanie i wsparcie
Zespół uczy się na Waszych danych, dokumentacja i dostępy zostają po Waszej stronie. Jestem przy pierwszych nietypowych przypadkach, bo te pojawiają się po starcie, nie w dniu uruchomienia.
WĄTPLIWOŚCI
Pytania, które padają najczęściej
Ile to kosztuje?
Zależy od tego, ile wyjątków ma proces i czy przechodzą przez niego pieniądze albo dokumenty dla kogoś z zewnątrz. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna. Po obejrzeniu procesu dostajesz widełki dla swojego przypadku, a nie ofertę napisaną w ciemno.
Mój proces jest naprawdę nietypowy. Skąd będziesz wiedział, jak działa?
Nie zakładam, że wiem. Uczę się z prawdziwych przypadków, nie z opisu procesu: siedzę przy sprawach, które akurat się pojawiają, i rozwiązuję problemy razem z osobą, która na co dzień wykonuje tę pracę, zamiast przeprowadzić jeden wywiad i zniknąć do kodu. To ona definiuje, co jest poprawną odpowiedzią. Ja wnoszę metodę i odpowiedzialność za to, żeby działało w produkcji.
Czy AI poradzi sobie tam, gdzie nie ma schematu?
Właśnie tam najłatwiej o pomyłkę, która brzmi pewnie. Dlatego model dostaje zadania, w których pomyłka nie przesuwa pieniędzy ani zamówień, czyli sformułowanie wiadomości i wybór ścieżki, a liczy, rozlicza i wysyła deterministyczny kod. Formalnego zestawu testów jakości modelu jeszcze nie mam i mówię to od razu.
Czy nie prościej dopasować proces do gotowego narzędzia?
Czasem tak, a wtedy mówię to wprost. Jeśli nietypowość wynika z przyzwyczajenia, taniej zmienić przyzwyczajenie i kupić gotowe narzędzie. Budować warto tam, gdzie na tej nietypowej części zarabiasz albo gdzie pomyłka kosztuje pieniądze. Czasem najlepszym systemem okazuje się arkusz ze skryptem.
Czy to jest bezpieczne?
Dostępu do danych pilnuje sama baza danych, a nie ukryty przycisk w aplikacji, więc handlowiec technicznie nie odczyta cudzych klientów. Klucze i hasła do usług są poza kodem. Każda zmiana, zanim trafi na produkcję, przechodzi automatyczne sprawdzenia, w tym skan pod kątem wycieku sekretów. Kod i dane zostają po Waszej stronie.
Czy system da się później rozbudować?
Tak, i zwykle tak to wygląda: zaczynamy od jednego procesu, a kolejne dochodzą etapami. Kod jest w Waszym repozytorium razem z dokumentacją, więc rozbudowę może zrobić też ktoś inny niż ja.
Zacznijmy od jednego procesu
Trzydzieści minut wystarczy, żeby powiedzieć, czy jest tu co automatyzować. Jeśli nie ma, usłyszysz to wprost, zanim powstanie jakakolwiek oferta.
Bez zobowiązań. Bez oferty, zanim zrozumiem proces.
Zobacz, co już zbudowałem →albo napisz na hello@kamiljan.com · LinkedIn